Het instrument schrijft voor dat de kwaliteitsborger, wanneer hij constateert dat het door hem te begeleiden c.q. begeleide bouwwerk op zodanige wijze wordt uitgevoerd, dat hij zijn verklaring bij gereedmelding – “…dat het bouwwerk naar zijn oordeel voldoet aan de bouwtechnische voorschriften …”(zie hier voor het voorbeeld) – niet naar waarheid kan opstellen en verstrekken, daarover het bevoegd gezag informeert zodra sprake is van een wetsovertreding of onmiddellijke gevaarzetting. Van een wetsovertreding is in deze context sprake als het werk wordt voortgezet zonder kwaliteitsborger of als deze de verklaring bij gereedmelding niet kan verstrekken. Deze eis ziet op situaties die zich kunnen voordoen vanaf het eerste moment waarop de kwaliteitsborger inzicht krijgt in het bouwplan tot aan de oplevering, waarbij evident is dat geen sprake is van het aannemelijk zijn, dat het gebruiksgerede bouwwerk voldoet.

Het instrument schrijft voor dat de kwaliteitsborger bij gereedmelding van het bouwwerk een verklaring verstrekt aan de vergunninghouder met tenminste de wettelijk voorgeschreven inhoud (zie MvT § 4.4). (Een format voor deze verklaring is bij dit advies gevoegd)

Onderstaande tekst uit Memorie van Toelichting van het wetsvoorstel tijdens de internetconsultatie.

4.4. Gereedmelding
Als aan de bouwtechnische voorschriften is voldaan, verstrekt de kwaliteitsborger aan de vergunninghouder bij de oplevering van het bouwwerk een verklaring dat de kwaliteitsborging is uitgevoerd conform de werkwijze van het toegelaten instrument, dat hij gerechtigd is dit instrument als kwaliteitsborger toe te passen en dat het bouwwerk naar zijn oordeel voldoet aan de bouwtechnische voorschriften. Voordat het bouwwerk in gebruik mag worden genomen, dient de vergunninghouder bij de gereedmelding van het bouwwerk deze verklaring aan het bevoegd gezag te overleggen. Hiervoor zal het Bouwbesluit 2012 worden aangepast. Verder stelt de vergunninghouder aan het bevoegd gezag gegevens en bescheiden ten aanzien van het bouwwerk ter beschikking, die het bevoegd gezag nodig heeft voor de uitvoering van zijn wettelijke taak. In hoofdstuk 7 (Informatievoorziening) wordt uitgebreider ingegaan op de informatiebehoefte van verschillende betrokken partijen. Als de vergunninghouder twee weken na indiening van de gereedmelding niets heeft gehoord van het bevoegd gezag mag hij het bouwwerk in gebruik nemen.
Het bevoegd gezag toetst bij de gereedmelding of voldaan is aan de voorschriften die aan de verklaring en de overige gegevens en bescheiden zijn gesteld. Dit is geen inhoudelijke toetsing. Als het bevoegd gezag bij de gereedmelding het vermoeden heeft dat er iets mis is bijvoorbeeld omdat hij hierop door iemand gewezen wordt, meldt hij dit binnen twee weken na het indienen van de gereedmelding aan de vergunninghouder. Als de vergunninghouder niet of onvoldoende reageert, dan meldt het bevoegd gezag aan de toelatingsorganisatie en de instrumenthouder dat er niet (voldoende) gereageerd is op een vermoeden dat er iets mis is. De toelatingsorganisatie en de instrumenthouder kunnen dan actie ondernemen (toelating instrument intrekken of toestemming kwaliteitsborger intrekken). Wanneer aan de bezwaren van het bevoegd gezag tegemoet is gekomen, dan wel de bezwaren ongegrond blijken, kan ingebruikname plaatsvinden. Als de toelating van het instrument of de toestemming van de kwaliteitsborger wordt ingetrokken kan het bouwwerk niet in gebruik worden genomen en zal het bevoegd gezag handhavend optreden.
Wanneer sprake is van een geschil tussen vergunninghouder en de kwaliteitsborger met betrekking tot (het niet afgeven van) de verklaring, kunnen zij zich tot een geschillencommissie wenden indien het toegelaten instrument voor kwaliteitsborging voor het bouwen daarin voorziet. In overige gevallen kunnen zij zich tot de burgerlijke rechter wenden. Bij het maken en beheren van een instrument bepaalt de betrokken instrumentbeheerder of een geschillencommissie nodig is en wijst die zo nodig aan.