Ga naar de inhoud

Interne audit: grip houden op wat u heeft afgesproken

Een interne audit wordt nog wel eens gezien als iets dat “nu eenmaal moet”.
Omdat de norm het vraagt. Omdat de certificerende instelling ernaar kijkt. Of omdat het auditprogramma nu eenmaal in de planning staat.

Maar daarmee doen we de interne audit eigenlijk tekort.

Een goed uitgevoerde interne audit is namelijk geen verplicht rondje langs de velden. Het is een waardevol moment om stil te staan bij de vraag of het managementsysteem nog werkt zoals bedoeld. Niet alleen op papier, maar vooral in de praktijk.

Want uiteindelijk draait het om één eenvoudige vraag:

Doen we nog steeds wat we zeggen dat we doen?

Binnen een managementsysteem worden afspraken gemaakt over beleid, doelstellingen, processen, verantwoordelijkheden, competenties en verbetermaatregelen. Die afspraken kunnen netjes zijn vastgelegd in procedures, instructies en registraties. Maar de praktijk is altijd in beweging. Mensen wisselen van functie. Processen veranderen. Klanten stellen andere eisen. Wet- en regelgeving ontwikkelt zich. En soms ontstaat er op de werkvloer een werkwijze die beter past dan wat ooit op papier is gezet.

Dat is niet erg.
Sterker nog: dat is vaak precies waar verbetering begint.

Een interne audit helpt om dat zichtbaar te maken.

🔍Waarom een interne audit uitvoeren?

Met een interne audit beoordeelt een organisatie zelf of het managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen én of het systeem doeltreffend is geïmplementeerd en onderhouden. De beoordelingsrichtlijn(en) voor processen en ISO-managementsysteemnormen vragen dan ook om interne audits met geplande tussenpozen. Daarbij moet onder andere worden gekeken naar de eigen eisen van de organisatie, de eisen vanuit de norm en de werking van het systeem in de praktijk.

Voorbeeld van en eis uit ISO 9001:2015

9.2  Interne audit

9.2.1  De organisatie moet met geplande tussenpozen interne audits uitvoeren om informatie te verkrijgen of het kwaliteitsmanagementsysteem:

a) voldoet aan:

1) de eigen eisen van de organisatie voor haar kwaliteitsmanagementsysteem;

2) de eisen van deze internationale norm;

b) doeltreffend is geïmplementeerd en onderhoud

9.2.2  De organisatie moet:

a) (een) auditprogramma(’s) plannen, vaststellen, implementeren en onderhouden, met inbegrip van de frequentie, methoden, verantwoordelijkheden, planningseisen en rapportage, waarbij rekening moet worden gehouden met het belang van de betrokken processen, met veranderingen die van invloed zijn op de organisatie, en met de resultaten van voorgaande audits;

b) de auditcriteria voor en de reikwijdte van elke audit definiëren;

c) auditoren selecteren en audits uitvoeren zodanig dat de objectiviteit en de onpartijdigheid van het auditproces worden bewerkstelligd;

d) bewerkstelligen dat de resultaten van de audits worden gerapporteerd aan het relevante management;

e) zonder onnodig uitstel passende correcties en corrigerende maatregelen doorvoeren;

f) gedocumenteerde informatie bijhouden als bewijs van de implementatie van het auditprogramma en de auditresultaten

 

Toch is de interne audit meer dan een normvereiste.

Het is vooral een middel om grip te houden.

Tijdens een audit wordt onderzocht of het vastgestelde beleid nog wordt uitgevoerd. Of doelstellingen bekend zijn en worden opgevolgd. Of processen nog verlopen zoals afgesproken. En of medewerkers beschikken over de juiste kennis, vaardigheden en bevoegdheden voor de rollen die zij uitvoeren.

Daarbij gaat het nadrukkelijk niet om het beoordelen van personen. Een interne audit is geen functioneringsgesprek. Het gaat om het beoordelen van afspraken, processen en de werking van het managementsysteem. Of, iets praktischer gezegd: klopt het verhaal dat we met elkaar hebben opgeschreven nog met wat er dagelijks gebeurt?

Dat maakt een interne audit juist waardevol.

Niet om fouten te zoeken.
Wel om verbeterkansen te vinden.

📅Waarom spreiden over het jaar?

In de praktijk zien we regelmatig dat interne audits worden uitgevoerd vlak voordat de externe audit plaatsvindt. Dat lijkt efficiënt, maar het zorgt vaak ook voor tijdsdruk. Acties moeten snel worden afgerond, verbetermaatregelen zijn soms nog onvoldoende aantoonbaar en er blijft weinig ruimte over om echt te leren van de bevindingen.

Daarom gaat de voorkeur uit naar het uitvoeren van de interne audit twee keer per jaar.

Bij voorkeur wordt de eerste interne audit ongeveer vier maanden na de externe audit uitgevoerd. Dat is een logisch moment om te beoordelen of maatregelen naar aanleiding van de externe audit daadwerkelijk zijn opgepakt. Niet alleen de vraag “is het gedaan?” is dan belangrijk, maar vooral ook: “werkt de maatregel ook?”

Juist dat laatste wordt in de praktijk nog wel eens onderschat. In de bijgevoegde presentatie wordt terecht benadrukt dat het toetsen van de effectiviteit van genomen maatregelen een belangrijk aandachtspunt is bij de opvolging van audits.

Tijdens deze eerste audit kan daarnaast het eerste deel van de onderwerpen uit de norm worden beoordeeld. Zo ontstaat er een natuurlijke verbinding tussen de opvolging van de externe audit en de eigen beoordeling van het managementsysteem.

De tweede interne audit vindt bij voorkeur ongeveer acht maanden na de externe audit plaats. Tijdens deze audit wordt het tweede deel van de normonderwerpen beoordeeld. Daarmee wordt voorkomen dat alle onderwerpen in één auditmoment moeten worden behandeld. Het systeem blijft gedurende het jaar actief en de organisatie houdt beter zicht op de voortgang.

Dat geeft rust.
En rust is prettig. Zeker als de externe auditor alweer bijna op de stoep staat.

Voorbeeld uit BRL 9500

W 6.1 Interne audits en projectcontroles

De certificaathouder voert met geplande tussenpozen, maar binnen het eerste halfjaar na het (positief verlopen) toelatingsonderzoek en daarna ten minste 1 x per jaar interne audits uit met als doel vast te stellen of de kwaliteitszorg ten behoeve van de gecertificeerde werkzaamheden is beschreven en geïmplementeerd, en wordt onderhouden en uitgevoerd, volgens de eisen van hoofdstukken 4, 5 en 6. De te beoordelen aspecten worden vastgelegd in een auditschema waaruit blijkt wanneer en door wie elk aspect beoordeeld wordt. De bevindingen en eventueel te nemen corrigerende maatregelen worden vastgelegd op een intern auditformulier waaruit blijkt dat alle aspecten uit de desbetreffende hoofdstukken beoordeeld zijn.

De certificaathouder controleert binnen het eerste halfjaar na het (positief verlopen) toelatingsonderzoek en vervolgens op jaarbasis per subdeelgebied ten minste 2% van het aantal geregistreerde energieprestatierapporten per EP-W adviseur. Energieprestatierapporten die zijn opgesteld voor een toets aan de regels van het Bbl [5] worden achteraf op dossier gecontroleerd, met een minimum van twee energieprestatierapporten per adviseur. Van energieprestatierapporten die zijn opgesteld voor oplevering of bestaand, wordt de helft op dossier gecontroleerd, met een minimum van één energieprestatierapport per adviseur. De andere helft van het aantal controles vindt plaats ‘in het werk’ met een minimum van één energieprestatierapport per adviseur.

Opmerking
Deze controles vinden bij voorkeur plaats binnen drie maanden na registratie.

Certificaathouders die jaarlijks meer dan 1000 energieprestatierapporten registreren, voeren elk kwartaal dossiercontroles uit.

🛠️Waar kijken we naar tijdens een interne audit?

De inhoud van de interne audit hangt natuurlijk af van de norm, de organisatie en de risico’s die spelen. Toch zijn er een aantal onderwerpen die vrijwel altijd terugkomen.

Een belangrijk onderdeel is de uitvoering van het beleid en de doelstellingen. Zijn de doelen bekend? Worden ze gevolgd? Wordt er gemeten of de organisatie op koers ligt? En wordt er actie ondernomen als resultaten achterblijven?

Ook de uitvoering van processen krijgt aandacht. Daarbij wordt gekeken of werkzaamheden nog worden uitgevoerd zoals afgesproken. Worden procedures en werkinstructies gevolgd? Sluiten deze nog aan op de praktijk? En zijn de verantwoordelijkheden duidelijk?

Dat levert soms interessante gesprekken op. Want wanneer medewerkers zeggen: “Zo doen we dat eigenlijk al een tijdje niet meer”, is dat niet direct een probleem. Het is wel een signaal. Misschien moet de werkwijze worden aangescherpt. Misschien moet het document worden aangepast. Of misschien is er sprake van een afwijking die opgepakt moet worden.

Daarnaast wordt gekeken naar de competenties van medewerkers. Beschikken zij nog over de juiste kennis en vaardigheden voor hun functie of rol? Zijn opleidingen, instructies of toolboxen aantoonbaar uitgevoerd? En zijn medewerkers voldoende op de hoogte van de eisen die horen bij hun werkzaamheden?

Competentie is geen eenmalig vinkje. Rollen veranderen. Eisen veranderen. De organisatie verandert. Het managementsysteem moet daarin mee kunnen bewegen.

Uit de BRL 9500

W 6.7.1 Beheersing van de vakbekwaamheid

✅Van audit naar verbetering

Een interne audit staat niet op zichzelf. De uitkomsten vormen belangrijke input voor verbetering, voor de directiebeoordeling en voor de verdere ontwikkeling van het managementsysteem.

Daarom is de opvolging minstens zo belangrijk als de audit zelf.

Bevindingen moeten duidelijk worden vastgelegd. Afwijkingen moeten worden onderbouwd met een eis, een bevinding en bewijs. Verbeterpunten moeten praktisch en begrijpelijk zijn. En maatregelen moeten niet alleen worden uitgevoerd, maar ook worden beoordeeld op effectiviteit.

Een audit zonder opvolging levert weinig op.
Een audit met goede opvolging brengt een organisatie verder.

De interne audit is daarmee een belangrijk onderdeel van de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Niet als papieren controle, maar als praktisch instrument voor continu verbeteren.

ROWIQ ondersteunt bij interne audits

ROWIQ ondersteunt organisaties bij het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van interne audits.

Wij kijken niet alleen of het managementsysteem voldoet aan de norm. Wij kijken vooral of het systeem werkt in de praktijk. Daarbij houden we rekening met de eisen uit de relevante normen, de processen binnen de organisatie en de risico’s die van invloed zijn op kwaliteit, veiligheid, milieu of andere managementthema’s.

Het resultaat is een duidelijke audit, een begrijpelijke rapportage en praktische verbeterpunten waar de organisatie echt mee verder kan.

Onze planning voor u is:

  • Zorg voor competente onafhankelijke auditor(en)
  • Plan de uitvoering van alle audits over het jaar, zowel de externe als ook de interne audits
  • Stel goede auditprogramma’s op met tijdsindeling, onderwerpen, wie is je auditee
  • Geef gedegen transparante reproduceerbare verslaglegging
  • Houdt vinger aan de pols bij de opvolging van verbeteringen.

Heeft u bij een van de bovenstaande punten vragen of kunt u deze niet voldoende invullen, ROWIQ helpt u graag bij het uitvoeren van de interne audits.

Wilt u weten of uw proces- of managementsysteem nog aansluit bij de dagelijkse praktijk?
Of wilt u uw interne audits slimmer verdelen over het jaar?

Neem dan gerust contact op met ROWIQ via het onderstaande formulier.
Volg ons ook op LinkedIn of maak connectie voor meer praktische inzichten over audits, kwaliteit en managementsystemen in de bouw.

Vul hier uw ondersteuningsvraag in