Een goede interne audit is meer dan een verplichte controle of een rondgang langs procedures. Daarbij verzamelt en beoordeelt de auditor objectief bewijs in een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces aan de hand van vooraf bepaalde auditcriteria. Voor een bouwkundig of energieadviesbureau laat een goed uitgevoerde audit zien of afspraken niet alleen op papier bestaan, maar medewerkers ze ook aantoonbaar toepassen.

De in mei 2026 gepubliceerde vierde editie van ISO 19011 geeft richtlijnen voor auditprincipes, het beheren van auditprogramma’s, het uitvoeren van audits en de competentie van auditors. De norm legt bovendien meer nadruk op risico’s, technologie, digitalisering en virtuele werkomgevingen. Daarom kunt u op basis van deze richtlijnen een interne audit praktisch in vijf stappen organiseren.

Onderstaand een quote van een klant waar ROWIQ de interne audit heeft mogen uitvoeren in het kader van ISO 9001, deze maand:

De afgelopen twee dagen van deze interne audit hebben mij veel meer geleerd en opgeleverd dan alle (externe) audits van de laatste jaren. Dank je wel ROWIQ

Een goede interne audit in vijf praktische stappen

De vijf stappen volgen de logica van ISO 19011: eerst bepalen wat de audit moet opleveren, daarna voorbereiden en uitvoeren, vervolgens de bevindingen formuleren en ten slotte de opvolging controleren. Daarom werkt voor een adviesbureau een proces- en dossiergerichte benadering het beste. Volg daarbij enkele echte opdrachten van opdrachtacceptatie tot oplevering en archivering.

1. Bepaal doel, reikwijdte en auditcriteria

Leg vóór de audit vast waarom u auditeert, wat u gaat auditen en waartegen u toetst. Zonder die afbakening (wat is de scope van de audit) bestaat het risico dat de audit uitloopt op een algemene controle zonder duidelijke conclusie.

Bij een bouwkundig of energieadviesbureau kan de reikwijdte bijvoorbeeld het volledige primaire proces omvatten:

• opdrachtacceptatie en vastlegging van de klantvraag;
• opname van het gebouw;
• verzameling en beoordeling van invoergegevens en bewijsstukken;
• berekening in de gebruikte software;
• interne controle en vrijgave;
• opstelling van het energielabel of advies;
• oplevering, registratie en archivering.

Leg minimaal de auditdoelstelling, processen, afdelingen, locaties, auditperiode en te onderzoeken projecten vast. Benoem daarnaast de toepasselijke procedures, werkinstructies, wettelijke eisen, normen, certificatieschema’s en resultaten van eerdere audits. Deze eisen vormen samen de auditcriteria waaraan de auditor het bewijs toetst.

Kies vervolgens een representatieve steekproef. Selecteer niet alleen eenvoudige of recent afgeronde dossiers, maar neem ook projecten op met een verhoogd risico, afwijkende gebouwen, nieuwe medewerkers, klachten of eerder geconstateerde fouten. Zo richt de audit zich op de onderdelen waar de kans op relevante bevindingen het grootst is. Bovendien sluit dit aan bij hoofdstuk 5 en paragraaf 6.2 van ISO 19011:2026.

2. Bereid de audit voor en maak een auditplan

Bestudeer eerst de relevante documentatie en vertaal deze naar een compact auditplan en een praktische auditvragenlijst. Het auditplan beschrijft wie de auditor interviewt, welke dossiers hij onderzoekt, hoeveel tijd beschikbaar is, welke locaties hij bezoekt en wie de audit uitvoert.

Gebruik bijvoorbeeld de volgende vragen per geselecteerd energiedossier:

• Opdracht: is duidelijk en volledig vastgelegd wat de klant heeft gevraagd?
• Gebouwopname: zijn de opnamegegevens volledig, herleidbaar en aantoonbaar?
• Bewijsstukken: zijn foto’s, tekeningen, verklaringen en andere onderbouwingen aanwezig?
• Berekening: zijn de geregistreerde gegevens correct in de software ingevoerd?
• Interne controle: is de voorgeschreven controle daadwerkelijk uitgevoerd en geregistreerd?
• Rapportage: sluit het uiteindelijke advies of resultaat aan op het onderliggende dossier?

De auditor moet onafhankelijk kunnen oordelen. Laat iemand daarom bij voorkeur niet het eigen werk beoordelen wanneer dit de objectiviteit kan beïnvloeden. Houd bij de keuze van de auditor ook rekening met kennis van het proces, de relevante eisen en de benodigde auditvaardigheden. ISO 19011 behandelt onafhankelijkheid in paragraaf 4.6, de voorbereiding van auditactiviteiten in paragraaf 6.3 en de competentie van auditors in hoofdstuk 7.

Een goede voorbereiding voorkomt dat tijdens de audit kostbare tijd verloren gaat aan het zoeken naar dossiers, criteria of gesprekspartners. Daardoor blijft de auditvragenlijst een hulpmiddel en geen strak script: relevante informatie mag altijd aanleiding geven om door te vragen.

3. Voer de interne audit uit op basis van objectief bewijs

Bevestig tijdens een korte openingsbespreking het doel, de scope, de werkwijze en de planning. Onderzoek daarna wat in de praktijk daadwerkelijk gebeurt. Alleen vragen of medewerkers een procedure volgen is echter onvoldoende. Gebruik daarom steeds de combinatie vraag, kijk en controleer bewijs.

Gebruik MIDEZ: Mag Ik Dat Even Zien.

Open objectieve vragen stellen.

Vraag bijvoorbeeld hoe medewerkers de volledigheid van een gebouwopname controleren. Laat een medewerker het proces toelichten, open vervolgens een werkelijk dossier en controleer of foto’s, invoergegevens, berekeningen en registraties van de interne controle de uitleg ondersteunen.

Geschikt auditbewijs kan afkomstig zijn uit:

• interviews met medewerkers en proceseigenaren;
• dossieronderzoek en registraties;
• observatie van werkzaamheden;
• softwaregegevens en berekeningen;
• foto’s, tekeningen en verklaringen;
• klachten, herstelacties en eerdere correcties.

Een belangrijk auditprincipe uit ISO 19011 is de op bewijs gebaseerde benadering. Daarom horen auditconclusies te steunen op verifieerbare informatie en niet op aannames of persoonlijke voorkeuren. Noteer bovendien voor iedere constatering steeds drie onderdelen: criterium, aangetroffen bewijs en beoordeling.

Let daarnaast op bewijs waaruit blijkt dat de organisatie een proces goed beheerst. Een interne audit richt zich namelijk niet uitsluitend op het vinden van fouten. Positieve bevindingen en werkzame beheersmaatregelen helpen om sterke werkwijzen te behouden en breder toe te passen.

4. Formuleer bevindingen, afwijkingen en de auditconclusie

Vergelijk het verzamelde bewijs met de vooraf vastgestelde auditcriteria. Daaruit volgen auditbevindingen: vaststellingen die conformiteit kunnen aantonen, een afwijking zichtbaar kunnen maken of kunnen wijzen op risico’s en mogelijkheden voor verbetering.

Een bruikbare afwijking is feitelijk en herleidbaar opgebouwd:

• Eis: volgens de toepasselijke werkinstructie moet iedere gebouwopname aantoonbaar intern worden gecontroleerd vóór registratie.
• Objectief bewijs: in drie van de tien onderzochte dossiers ontbreekt een registratie van de interne controle.
• Bevinding: niet aantoonbaar is dat de voorgeschreven interne controle bij deze drie dossiers is uitgevoerd.

Vermijd daarom algemene formuleringen als ‘de administratie is niet goed’ of ‘de adviseur werkt slordig’. Zulke uitspraken bevatten namelijk geen helder criterium en onvoldoende objectief bewijs. Ze zijn daardoor moeilijk op te volgen en kunnen onnodige discussie veroorzaken.

Bespreek vervolgens de belangrijkste bevindingen aan het einde van de audit met de verantwoordelijke medewerkers. Controleer of de feiten kloppen en of iedereen het aangetroffen bewijs hetzelfde begrijpt. De auditor blijft verantwoordelijk voor de beoordeling; deelnemers gebruiken de slotbespreking daarom niet om een feitelijk onderbouwde afwijking weg te onderhandelen.

Sluit ten slotte af met een auditconclusie die antwoord geeft op de auditdoelstelling. Benoem in welke mate het onderzochte proces aan de criteria voldoet, welke risico’s aandacht vragen en waar verbetering nodig is. ISO 19011 beschrijft het uitvoeren van auditactiviteiten in paragraaf 6.4 en definieert auditbewijs, auditbevindingen en auditconclusie in hoofdstuk 3.

5. Rapporteer, corrigeer en controleer de opvolging

Leg de uitkomsten vast in een auditrapport. Maak daarbij minimaal duidelijk:

• auditdoel, reikwijdte en auditcriteria;
• datum en auditor of auditteam;
• onderzochte processen, locaties en dossiers;
• omvang en samenstelling van de steekproef;
• positieve bevindingen en mogelijkheden voor verbetering;
• afwijkingen en het bijbehorende objectieve bewijs;
• de auditconclusie.

Na het rapport begint de opvolging. Leg bij een afwijking niet alleen het directe herstel vast, maar onderzoek ook de oorzaak. Bepaal daarna welke corrigerende maatregel nodig is om herhaling te voorkomen.

Een praktisch voorbeeld:

• Afwijking: in meerdere dossiers ontbreken verplichte bewijsstukken.
• Correctie: de ontbrekende bewijsstukken worden alsnog toegevoegd.
• Oorzaak: de software staat toe dat een dossier zonder verplichte bewijscontrole wordt afgesloten.
• Corrigerende maatregel: vóór dossierafsluiting wordt een verplichte controlevraag of checklist toegevoegd.
• Effectiviteitscontrole: na twee maanden worden steekproefsgewijs tien nieuwe dossiers beoordeeld.

Sluit een afwijking pas zodra voldoende bewijs aantoont dat de organisatie de maatregel heeft uitgevoerd en deze doeltreffend werkt. Daarentegen bewijst een ingevuld actieveld of een aangepaste procedure op zichzelf nog niet dat het probleem niet terugkeert. De rapportage, afronding en follow-up van audits komen in ISO 19011:2026 aan bod in de paragrafen 6.5 tot en met 6.7.

Samengevat: van bepalen naar verbeteren

• Bepalen: stel doel, scope, criteria en risico’s vast.
• Voorbereiden: bestudeer documenten, kies de steekproef en maak het auditplan.
• Onderzoeken: gebruik interviews, observaties en dossiers om objectief bewijs te verzamelen.
• Beoordelen: toets het bewijs aan de eisen en formuleer feitelijke bevindingen.
• Verbeteren: rapporteer, pak oorzaken aan en controleer de effectiviteit van maatregelen.

Bekijk bij het plannen van audits niet alleen een vaste jaarlijkse frequentie. Eerdere uitkomsten, veranderingen en risico’s kunnen daarom aanleiding geven om bepaalde processen vaker, minder vaak of anders te onderzoeken. In het ROWIQ-bericht over het optimaliseren van de interne auditplanning leest u hoe u die afweging praktisch maakt.

Voor een bouwkundig of energieadviesbureau is een proces- en dossiergerichte audit doorgaans het meest waardevol: volg echte opdrachten van opdracht tot opname, bewijs, berekening, controle en rapportage. Zo laat een goede interne audit niet alleen zien of procedures bestaan, maar vooral of medewerkers het proces aantoonbaar beheersen en verbeteren.