Interne auditplanning optimaliseren hoeft niet te betekenen dat je méér audits gaat uitvoeren. De vakantieperiode is juist een goed moment om rustig te bekijken of de huidige planning nog past bij de organisatie, de risico’s en de uitkomsten uit het recente verleden.

Veel auditplanningen worden jaarlijks doorgeschoven. Dezelfde processen, dezelfde frequentie en vaak ook dezelfde vragen. Dat is overzichtelijk, maar niet automatisch effectief. Want wat levert een audit nog op wanneer jarenlang dezelfde onderdelen worden bekeken en de uitkomsten nauwelijks veranderen?

Interne auditplanning optimaliseren begint met terugkijken

Begin niet direct met het vullen van de kalender. Kijk eerst naar de auditrapporten van de afgelopen twee of drie jaar. Welke afwijkingen, aandachtspunten en verbeterkansen kwamen regelmatig terug? Welke processen bleken stabiel? En waar veranderde de organisatie juist sterk?

Gebruik daarbij bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Welke processen leverden de meeste afwijkingen of verbeterpunten op?
• Welke bevindingen keren ieder jaar terug?
• Zijn corrigerende maatregelen aantoonbaar effectief geweest?
• Welke processen, functies of locaties zijn de afgelopen periode gewijzigd?
• Waar zijn nieuwe risico’s ontstaan?
• Welke onderdelen zijn jarenlang zonder relevante bevindingen geaudit?
• Sluit de auditplanning nog aan op de werkelijke bedrijfsprocessen?

Door de eerdere resultaten als uitgangspunt te gebruiken, wordt de interne audit meer dan een jaarlijks controlemoment. De audit wordt dan een gericht instrument voor het onderhouden en verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Kan de interne audit slimmer, minder of anders?

Ja, vaak wel. Maar slimmer betekent niet automatisch dat een audit minder zorgvuldig wordt uitgevoerd. Het gaat vooral om betere keuzes in frequentie, scope, methode en diepgang.

Een stabiel proces zonder terugkerende afwijkingen vraagt mogelijk een andere benadering dan een nieuw of gewijzigd proces. Bij een risicovol proces kan juist een extra auditmoment of een diepere steekproef nodig zijn. Ook kunnen audits van verschillende normen, beoordelingsrichtlijnen of bedrijfsprocessen soms gecombineerd worden wanneer de onderwerpen elkaar overlappen.

Mogelijke verbeteringen zijn:

• auditfrequenties onderbouwd differentiëren op basis van risico en eerdere resultaten;
• jaarlijks wisselen tussen een brede systeemaudit en een diepere procesaudit;
• processen gezamenlijk beoordelen wanneer dezelfde medewerkers en registraties betrokken zijn;
• meer aandacht besteden aan de werking in de praktijk en minder aan het opnieuw afvinken van bekende documenten;
• auditmomenten beter afstemmen op wijzigingen, projecten, seizoenswerk of externe audits;
• steekproeven richten op dossiers, locaties of werkzaamheden waar het risico het grootst is.

Wat als een norm of beoordelingsrichtlijn een frequentie voorschrijft?

Wanneer een norm, certificatieschema of beoordelingsrichtlijn expliciet een minimumfrequentie of omvang voorschrijft, blijft die eis het uitgangspunt. Optimaliseren betekent dan niet dat je zonder onderbouwing onder die grens gaat zitten.

Binnen die randvoorwaarden is vaak nog wel ruimte. Denk aan de verdeling over het jaar, de gekozen processen, de diepgang, de auditmethode, de samenstelling van de steekproef en het combineren van samenhangende onderwerpen. Leg de gemaakte keuzes en de onderbouwing daarvan vast in het auditprogramma.

De actuele ISO 19011 biedt richtlijnen voor het beheren van auditprogramma’s en benadrukt onder meer een risico-gebaseerde aanpak. Ook de ISO 9001 Auditing Practices Group publiceert praktische informatie over het plannen en uitvoeren van audits. Deze documenten vervangen de eisen uit de eigen norm of beoordelingsrichtlijn niet, maar helpen wel bij een doordachte inrichting.

Maak van de auditplanning een bewuste managementkeuze

Een goede auditplanning laat zien waarom een onderwerp wordt geaudit, wat de gewenste diepgang is en welke informatie de organisatie nodig heeft. Dat maakt de planning beter uitlegbaar aan medewerkers, management en certificerende instellingen.

Leg daarom minimaal vast:

• welke norm- of schema-eisen van toepassing zijn;
• welke processen en locaties binnen de scope vallen;
• welke eerdere auditresultaten zijn meegewogen;
• welke wijzigingen, risico’s en kansen aanleiding geven tot extra aandacht;
• waarom voor een bepaalde frequentie en omvang is gekozen;
• hoe openstaande bevindingen worden opgevolgd.

Zo voorkom je dat de interne audit een losstaand verplicht nummer wordt. De planning sluit dan aan op het kwaliteitsmanagementsysteem én op wat er werkelijk in de organisatie gebeurt.

Kort adviesgesprek over jouw interne audits

Wil je de huidige auditplanning eens kritisch tegen het licht houden? ROWIQ kan dit samen met jou doen tijdens een praktisch adviesgesprek van ongeveer twee tot drie uur op locatie.

Op basis van informatie uit jullie kwaliteitsmanagementsysteem kijken we naar de huidige frequentie, de recente audituitkomsten, de toepasselijke norm- of BRL-eisen en de mogelijkheden om audits slimmer, gerichter of anders in te richten.

Meer over kwaliteitsmanagement en interne audits lees je op de pagina ISO 9001 en kwaliteitsmanagement.

Aanleiding voor dit artikel: de LinkedIn-post over het optimaliseren van interne audits.